Belbin i praca zdalna.

Chaos jest dobrym słowem, by nazwać to, co teraz odczuwamy. Psychologowie otwarcie komunikują, że nie jest łatwo myśleć pozytywnie w obliczu pandemii, natomiast rutyna codzienności i szczera rozmowa z najbliższymi – tak w domu jak i w pracy – mogą złagodzić stres. Ponieważ różnimy się między sobą pod kątem temperamentu, osobowości i potrzeb interpersonalnych – każdy z nas inaczej będzie to przechodził, natomiast adaptacyjnie musimy odnaleźć się w tej nowej rzeczywistości. Chwila zadumy i refleksji w odpowiedzi na pytanie: jak chcę teraz żyć z tymi ograniczeniami to już nie potrzeba a konieczność.

A czy jako menedżer jesteś gotowy na zarządzanie wirtualnym zespołem?

Możesz mieć odpowiednią konfigurację IT i przekierowane telefony, ale zarządzanie wirtualną pracą to coś znacznie więcej. Może przekształcić się w koszmar. W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na kilka istotnych pytań w zakresie zarządzania zespołem w wirtualnej otoczeniu.

  • Kiedy Twojego zespołu nie ma w biurze, co możesz zrobić, aby go zmotywować?
  • Jak należy się komunikować i jak często?
  • W jaki sposób monitorować realizację zadań – czy powinieneś poczekać, aż zespół się z Tobą skontaktuje, czy też gonić ich z aktualizacjami i przesyłać przypomnienia o terminach?
  • Jak poradzić sobie z obciążeniem, jakie praca wirtualna może mieć na komunikację? oraz
  • Jak w tym wszystkim utrzymać kontakt z człowiekiem / dobre relacje?

Chociaż zachowania naszych Ról Zespołowych mogą się nie zmieniać, gdy pracujemy osobno, zmiana kanałów komunikacji może napotykać przeszkody na ścieżce współpracy w zespole. Niektóre Role łatwiej dostosowują się do pracy zdalnej niż inne. Dlatego potrzebna jest dodatkowa ostrożność w zarządzaniu tymi zachowaniami i zapewnieniu, że wszyscy mogą dać z siebie wszystko.

TWÓJ OGÓLNY PRZEWODNIK

– jak zarządzać zachowaniami z Ról Zespołowych Belbina  w ramach pracy zdalnej.

Oczywiście trochę upościliśmy. Każdy z nas ma więcej niż jedną silną, preferowaną Rolę Zespołową, a sposób, w jaki preferowane role współdziałają, przedstawia niuanse w naszych stylach pracy. Natomiast jest dobry punkt wyjścia przy rozważaniu korzyści i potencjalnych pułapek związanych z każdą rolą w wirtualnym scenariuszu.

KREATOR
Kreatorzy wolą pracować samotnie – wpadają na nowe pomysły, a to pozwala zespołowi iść naprzód. Więc pozostaw ich samym sobie… do pewnego stopnia. Daj im pytania i problemy do rozwiązania oraz mnóstwo zachęty. Ale zamelduj się od czasu do czasu, aby sprawdzić, czy nadal są na dobrej drodze, gdyż ich uwaga mogła już zawędrować na inne tory, jeśli ich zainteresowanie wzbudzi nowy pomysł / wyzwanie. I nie oczekuj natychmiastowej odpowiedzi na e-mail, jeśli są oni zaangażowani w rozwiązywanie problemów. Dużo efektywniejszy i preferowany okaże się kontakt telefoniczny.

Pamiętaj, że Kreator może być wrażliwy na krytykę swoich pomysłów, więc jeśli jesteś osobą o silnych cechach Lokomotywy, Implementera lub Ewaluatora, spróbuj zastosować podejście mniej ukierunkowane na zadania lub krytyczną ewaluacje. Pozwól im na swobodną komunikację.

DUSZA ZESPOŁU
Dusze Zespołu są sprawnymi komunikatorami. Są dyplomatyczni, spostrzegawczy i prawdopodobnie będą niepocieszeni, jeśli poczują się odcięci od innych. Nadaj im rolę, która pozwoli im pozostać w kontakcie z resztą zespołu. Może mogły by wysłać codzienny (lub dwa razy dziennie) „sprawdzający” e-mail, aby dowiedzieć się, jak sobie radzą wszyscy? Być może mogłyby zainicjować krótki czat online? Chociaż możesz odczuwać pokusę, aby pominąć tę część, gdy presja jest odczuwalna, pamiętaj, że jest to kluczem do utrzymania zaufania w tych nietypowych okolicznościach.

Bądźcie w stałym kontakcie telefonicznym i pamiętaj: to one jako pierwsze poinformują cię, gdy ktoś inny będzie miał problem.

SPECJALISTA
Podobnie jak Kreatorzy, Specjaliści kwitną, gdy są sami. Upewnij się jednak, że dałeś im obszar badań, w które mogą się zagłębić, ale nie zapomnij się systematycznie zameldować – gdyż będziesz przecież chciał przekazać wszelkie istotne ustalenia pozostałym członkom zespołu.

Komunikacja za pośrednictwem poczty e-mail jest prawdopodobnie najlepsza, ale upewnij się, że zadajesz bardzo szczegółowe pytania, aby zminimalizować prawdopodobieństwo otrzymania przeciążenia zbyt obszernym zakresem informacji w zamian.

PERFEKCJONISTA
Podczas zarządzania wirtualnym zespołem, Perfekcjoniści są kluczem zapewnienie jasności co do priorytetów i terminów. Ponieważ nie są osobami najskuteczniejszymi w delegowaniu ani zarządzaniu czasem, warto regularnie ich robić z nimi komunikować się i sprawdzać na jakim są etapie. Ponadto Perfekcjoniści zwykle odczuwają wysoki poziom lęku. Dlaczego warto poprosić Duszę Zespołu, aby miała ich na oku?

Reszta zespołu może mieć tendencję do przeciążania Perfekcjonisty pracą. ( np. „Czy możesz to dla mnie sprawdzić?”). Może to powodować wiele problemów, więc upewnij się, że wszyscy znają podstawowe zasady w tym zakresie.

POSZUKIWACZ ŹRÓDEŁ
Tego towarzystwa i tak nie ma w biurze zbyt często, więc powinieneś być przyzwyczajony do zarządzania nimi na odległość. Jednak w przypadku anulowania cyklicznych wydarzeń i spotkań istnieje ryzyko, że znajdą się poza jakimkolwiek radarem. Zachęcaj do regularnych ‘meldunków’, ale nie naciskaj na zbyt wiele szczegółów.

Prawdopodobnie wolą rozmowę telefoniczną lub Skype, ale upewnij się, że masz nad tym kontrolę. Poszukiwacze Źródeł są często przesadnie rozmowni i mogą nie pozwolić reszcie zespołu wypowiedzieć się. Bez wskazówek i zasad jak organizować spotkania, gdy dzielimy to samo wirtualne miejsce musisz być czasem, jako moderator, bardziej stanowczy.

IMPLEMENTER
Implementerzy są tymi, na których można polegać w każdych warunkach. Wdrażający, niezawodni i pracowici do samego rdzenia, podejmują działania w skuteczny sposób. Jednak procesy będą musiały zostać dostosowane lub zmienione, więc upewnij się, że są tego świadomi.

Będą wdzięczni za oddanie im odpowiedzialności za organizację nowych procesów – lub cokolwiek, co spodoba się ich praktycznym umysłom. Bądźcie w kontakcie przez e-mail. Wypracujcie arkusz kalkulacyjny, na którym wspólnie możecie pracować.

LOKOMOTYWA
Może to być trudne, ponieważ Lokomotywy lubią być najgłośniejsze w pokoju. Kiedy będą same, kto się zatrzyma i posłucha? Mogą zacząć stawiać żądania wszelkimi dostępnymi kanałami – połączenia telefoniczne i e-maile – aby upewnić się, że nikt nie zwleka i nie odrywa się od pracy.

Mogą zrazić resztę zespołu – ich styl e-maili może być ostry i konkretny. Zwykle zespół nie traktowałby tego zbyt osobiście (skuteczna Lokomotywa ma wystarczająco humoru, aby wszyscy byli w miarę spokojni), ale bez interakcji społecznych relacje mogą być napięte.

Upewnij się, że dotrzymujesz obietnic i reagujesz w odpowiednim czasie. Poszukiwacz Źródeł najlepiej radzi sobie z zachowaniem Lokomotywy w tej sytuacji – dlaczego warto dać im wspólny projekt?

EWALUATOR
Ewaluatorzy wolą pracować sami – w końcu będą mieli czas, aby usiąść i zastanowić się nad najlepszym kierunkiem działania, bez reszty zespołu stale przy ich biurku. W tym zakresie można dość łatwo zarządzać nimi zdalnie. Jednak mają oni tendencję do nadmiernej analizy. Istnieje ryzyko, że tendencja ta może przestać być kontrolowana co spowoduje, że postęp znacząco spowolni.

Bądźcie w stałym kontakcie, poproś Ewaluatora o aktualizacje. Nie ignoruj. Pamiętaj, że chociaż Ewaluatorzy mogą nie dać Ci odpowiedzi, których „chcesz”, natomiast zwykle będą to odpowiedzi, których aktualnie potrzebujesz.

KOORDYNATOR
Koordynatorzy wspaniale angażują innych i zapewniają, że każdy ma coś do powiedzenia. Upewnij się jednak, że nie skorzystają i nie przekażą całej swojej pracy innym. Wymagany jest regularny kontakt przez e-mail i telefon. Nadaj im rolę przewodniczącego na wszelkich wirtualnych spotkaniach i upewnij się, że ze zrozumieniem podchodzą do wyzwań zdalnej pracy zespołowej, aby umożliwić wyemitowanie Trudności i rozwiązanie wszelkich pojawiających się problemów.

Ich spokojny i pewny siebie sposób może również pomóc w stłumieniu rosnącej paniki. Poproś ich, aby wprowadzili wizję perspektywy, jeśli sprawy zaczną się komplikować.

Mamy nadzieję, że zyskałeś pomocny drogowskaz w postępowaniu z różnymi osobami o określonych silnych rolach. To nie rozwiąże wszystkich problemów. Oczywiście nie wszystko zależy od Ciebie, jako menedżera. Aby skutecznie działać w trudnych i szybko zmieniających się środowiskach, członkowie Twojego zespołu muszą być świadomi swoich atutów i siebie nawzajem, aby wiedzieli, do kogo zadzwonić oraz gdzie i jak nawzajem się wspierać.

Jeżeli pracujecie jako zespół już dłuższy czas, stosując język Belbina dla zachowania skuteczności i równowagi w zespole, to nie znaczy, że znacie się już na wylot. Każda duża zmiana, niepewność i izolacja mogą prowadzić do pojawiania się zachowań nietypowych, zarówno pozytywnych jak i  destrukcyjnych dla waszych relacji.

Sytuacja pandemii to wyzwanie nie tylko dla systemu opieki zdrowotnej czy polityków – to sytuacja dotycząca nas wszystkich w sposób bezpośredni. Czujemy zagrożenie, czasem bezsilność, w niekiedy nie wiemy jak się zachować, co robić, możemy wpadać w panikę. Jesteśmy obserwatorami jak z jednej strony powstają wspaniałe inicjatywy samopomocowe, z drugiej – pojawia się ryzyko zachowań agresywnych, samolubnych i destrukcyjnych. Chociaż sytuacja jest frustrująca i często może prowadzić do kiełkującego gniewu, dr Thornton radzi, aby pozwolić sobie tylko na 15 minut gniewu dziennie w ramach oswajania tej emocji, a następnie przejść do czynności codziennych.

W naszej społeczności Belbin wierzymy, że w zapewnianie zespołom wspólnego języka do wyrażania i eksplorowania naturalnych zachowań, a także praktycznych, przydatnych porad dotyczących działania zespołu czyni je silniejsze i bardziej odporne na zewnętrzne turbulencje. Wyposażone w tę wiedzę, zespoły mogą zyskać zaufanie do swoich indywidualnych i zbiorowych umiejętności. Budowanie wysokiego poziomu wzajemnego zaufanie jest możliwe pomimo rozproszenia geograficznego i nowego wymiaru pracy. W takich kryzysowych okolicznościach kompetencja przywództwa każdego menedżerowie zostaje wystawiona na próbę. Podejmij się proaktywnie przewodzić kryzysowi!

Przywództwo Kryzysowe  – określenie, które trafnie definiuje obecną sytuację – koncentruje się na trzech niezależnych obszarach ( adaptacji, odporności i zaufaniu). Dbałość o nie sprzyjają utrzymaniu na stałe wysokiej efektywności działania zespołów i całego przedsiębiorstwa. A zatem o co warto zadbać:

Adaptacja – ponieważ kontekst operacyjny ulega modyfikacji wymagane jest aby jedną nogą stać na tym co znane, a stanowi solidne podstawy, drugą nogą wchodzimy w kierunku zmian –a to pozwoli w kontrolowany sposób dokonać udanego zwrotu adaptacyjnego. Przywiązanie do kluczowych wartości i zasad daje poczucie stabilności i przewidywalności. W codziennej komunikacji warto częściej nawiązywać do tego co stanowi naszą podstawę i daje poczucie bezpieczeństwa oraz komunikować dlaczego? i co? musimy zmienić – gdyż jest to nieuchronne ( niech pracuje ten przekaz jak w reklamie). Jeśli na przykład twoja organizacja głosi, że stawia ludzi na pierwszym miejscu, zadbaj o to, aby wszystkie twoje decyzje w danym czasie odzwierciedlały taką deklarację.

Odporność – kryzys wyzwala reakcje – często niepożądane, ale jest też to okazją do spajania zespołu. Połączmy wysiłki przeciwko wspólnemu wrogowi, gdyż ważne abyśmy wyszli z tego silniejsi, bardziej kompetentni. To prawdziwa próba sił i test zaufania – na ile możemy na sobie polegać. Zarządzający w takiej sytuacji odpowiadają za zapewnienie warunków i stałego upewniania zespołu „uda nam się” – szczególnie, że badania wskazują, że 50% ludzi ( kierowani strachem) aktywnie głosi czarne scenariusze. Dlatego potrzebne są realistyczne scenariusze dobrze przeanalizowane – najbardziej prawdopodobne, w oparciu o dane ze sprawdzonych źródeł – eksperckich. To pomoże przeważyć niepokój i zdejmie paraliż działania w sytuacji kryzysu.

Zaufanie – zaufanie leży u podstaw przywództwa opartego na współpracy. Dla liderów zespołów to okazja i szansa odegranie roli ‘bohatera’ – gdzie zaufanie buduje się poprzez dialog i działanie, a nie poprzez deklaracje i intencje. Zaangażuj osoby dotknięte skutkami kryzysu w proces określenia w  konkretny sposób, co zaufanie oznacza dla nich w aktualnych okolicznościach. Budowania kultury zaufania – fundamentu prawdziwego przywództwa.

Nauka jaką wciągniemy  z tego doświadczenia niech pomoże uzdrowić nasze organizacje i przygotować je lepiej na przyszłe czasy. Pracujmy na wspólny dobrostan, budujmy środowisko pracy i zrównoważony świat, zespoły ludzi bardziej współczujących i  społecznie odpowiedzialnych.

Jesteśmy z Wami, aby pomóc. Może teraz jest dobra okazja, aby „Belbin” zagościł w Twoim zespole? Wprowadzenie spójnego języka wysokiej skuteczności to idealne środowisko do sprawnej adaptacji, zyskania odporności na sytuacje kryzysowe i budowanie zaufania w zespole opartego o współpracę.

Powodzenia!

Na podstawie:

  1. A Belbin Team Role Guide to Managing Your Team When No-one Is In The Office…, 04 Mar 2020 (https://www.belbin.com/resources/blogs/managing-a-remote-team/)
  2. Raport z badania Instytutu Psychologii PAN oraz Uniwersytetu SWPS nt. wpływu epidemii koronawirusa na społeczeństwo, marzec 2020.
  3. Zarządzanie w sytuacjach kryzysowych. Harvard Business Review Polska, 2007.
  4. Kosmiczne wyzwania stojące w dziedzinie zarządzania.„Harvard Business Review Polska”,2009