Belbin w praktyce – integrowanie nowych członków zespołu na podstawie Raportów Belbina.

Wiele firm inwestuje sporo czasu i wysiłku w proces rekrutacji, aby zapewnić sobie właściwą osobę na poszukiwanym stanowisku: kogoś, kto potrafi dobrze współpracować z istniejącym zespołem i tym samym zwiększyć wartość organizacji.
Jednak praca na tym się nie kończy – podpisana umowa o pracę jest dopiero początkiem. Aby stać się zaangażowanym i skutecznym członkiem nowego zespołu, konieczna jest integracja i wsparcie. To pozwala upewnić się, że osoba zatrudniona zna swoją rolę i może na bieżąco monitorować postępy.

Opisz swoje oczekiwania
Możesz posiadać opis stanowiska, który zarysuje funkcję i zakres pracy na tym stanowisku, ale co z zachowaniami lub rolami zespołowymi? Możesz wykorzystać specjalny arkusz Opisu Stanowiska Belbin. Posługując się tym narzędziem stworzysz opis talentów kandydata niezbędnych na tym stanowisku. Do tworzenia tego opisu warto zaprosić osoby, które będą współpracowały z tą osobą: bezpośredniego przełożonego, kolegów z tych samych stanowisk, podwładnych jeśli jest to stanowisko kierownicze, a nawet ludzi z innych działów, z którymi to stanowisko wchodzi w częste interakcje. Określa się zachowania niezbędne i potrzebne oraz zachowania niewskazane na danym stanowisku.  Powstały w ten sposób Raport Wymagania na Stanowisko odzwierciedla profil idealnego kandydata pod względem talentów, czyli zestawu kluczowych zachowań pracownika, które bezpośrednio przekładają się na sukces na tym stanowisku. W procesie rekrutacji jest to świetna platforma komunikacji oraz punkt odniesienia dla opisu wymagań oraz ewentualnej dalszej, wewnętrznej dyskusji o tym kogo tak naprawdę potrzebujemy.

W Raporcie opisano zachowania wymagane podczas pracy: w tym przypadku są to Role Specjalisty i Perfekcjonisty. Podkreśla to znaczenie dokładnej pracy i głębokiej wiedzy. Zawiera on również komentarze dotyczące Roli Zespołowej, która może okazać się niekorzystna w danym środowisku pracy – w tym przypadku Koordynator. Podczas gdy podstawowy opis stanowiska zawiera to „co na tym stanowisku się robi”, to Raport Wymagań na Stanowisko i Raport Indywidualny Belbina mogą pokazać osobie wyrekrutowanej „jak” najlepiej wpisać się w proponowane miejsce pracy.

Znalezienie odpowiedniego dopasowania
Wejście nowej osoby do istniejącego już zespołu może być dla niej obarczone stresem. Każdy istniejący zespół ma już wypracowaną atmosferę i  komfort wspólnej pracy oraz wewnętrznych zależności czy nawet specyficznego poczucia humoru. Trudności w adaptacji mogą spowodować poczucie wykluczenia.

Choć wydaje się to oczywiste, poza zapewnieniem nowemu pracownikowi wsparcia w postaci czasu, który może wykorzystać na zapoznanie się z zadaniami
i poszczególnymi pracownikami, warto również przedstawić mu zarys Ról Zespołowych całego zespołu. To pozwoli mu nie tylko złapać „wspólny język” ale również pokaże jaki wkład mają poszczególne osoby oraz jak zaangażować swoje talenty w sukces zespołu. Język Ról Zespołowych świetnie się tutaj sprawdza.
Choć wydaje się oczywiste, że należy zapewnić aby nowy użytkownik miał czas na poznanie zakresu pracy każdego z członków zespołu, ważne jest także, aby nowy kolega poznał Role obecne w zespole. Zrozumienie jak funkcjonują poszczególni ludzie, jakie mają podejście do zadań i siebie nawzajem, jakie są ich mocne strony pozwala „nowemu” szybciej wpisać się w zespół i efektywnie wykorzystać swoje talenty.

Raport Możliwości Zespołu
Poniższa strona Raportu Zespołowego Belbina pokazuje wkład każdego z członków zespołu. Wyobraź sobie, że nowy pracownik (osoba A) został zatrudniony do roli Kreatora i Poszukiwacza Źródeł. Ta część raportu pozwoli Ci przekazać założenia roli oraz umożliwi w sposób zrozumiały pokazać wspólne zależności.
W końcowym rozrachunku pozwoli odgrywać Role w sposób skuteczny zarówno nowemu pracownikowi, jak i całemu zespołowi.

Dla przykładu: Możemy stwierdzić, że Kreatorzy i Poszukiwacze źródeł są dość „oryginalnymi” jednostkami o szerokich horyzontach i chęci eksplorowania nowych pomysłów czy idei. Przez to, ich Rola jest niesamowicie pomocna w początkowych etapach projektu. Wyjaśnij, że jako Kreator dana osoba może wnieść wiele nowych pomysłów i kreatywności w istniejące struktury szczególnie podczas spotkań projektowych czy sesji „burzy mózgów”

Kogo o to zapytam …?
Chociaż menedżer zespołu może być pierwszą linią pomocy przy rozwiązywaniu problemów to istnieje jeszcze inny sposób. Mówimy tutaj o możliwości sprawdzenia jakie osoby w zespole przejawiają najsilniejsze Role. Strona Raportu Możliwości Zespołu zatytułowana „Wkład do Zespołu” będzie tutaj świetnym przykładem tego, gdzie szukać pomocy w różnych przypadkach podczas trwania projektu:

W tym przykładzie nowy pracownik został dodany do Raportu tak, aby mógł zobaczyć również swój wkład w zespół. Na przykład, osoba A ma najmniej preferowaną rolę przypisaną do Ewaluatora warto zatem, aby o ocenę swoich pomysłów prosić osobę C. Ta zaś, jako silny Ewaluator ma umiejętności obiektywnej analizy oraz pomoże zidentyfikować potencjalne pułapki, oraz poziom złożoności tworzącego się projektu.

Warto również określić, gdzie mogą powstać konflikty. Jeśli dodasz kolejnego Specjalistę do zespołu to czy osoba D może czuć się zagrożona w swoim obszarze tematycznym? Możliwe jest, że może także przeciwstawić się „intruzowi”. Jak zespół Perfekcjonistów potraktuje nowego Poszukiwacza Źródeł? Być może zostanie on potraktowany jako oportunista niezwracający uwagi na tak cenne dla nich szczegóły. Czy, patrząc na dwie Lokomotywy w zespole, lepiej będzie rozłożyć ich odpowiedzialność tak, aby nie konkurowali o jedno „terytorium”?

Definiując mocne strony nowego pracownika nie tylko identyfikujesz jego potencjał, ale również tworzysz dla niego zrozumiałe środowisko, w którym szybciej się odnajdzie. Komunikujesz także otwartość zespołu oraz upewnisz się, że pracownik odpowiednio zaangażuje się zarówno w swoją pracę, jak i w sam zespół.

Wspieranie właściwego środowiska pracy
Raport Indywidualny (szczególnie jego część dotycząca informacji zwrotnej i propozycji dotyczących rozwoju) może również stanowić źródło informacji w odniesieniu do środowiska pracy, które będzie najbardziej sprzyjające sukcesowi nowego pracownika.

Na przykład raport Osoby A wskazuje, że ponieważ jest „kreatywną osobowością”, będzie pracować najlepiej, mając nakreślone „luźne ramy” pracy, ale nie w atmosferze, w której „potrzeba cichej, skoncentrowanej pracy”. Aby pomóc osobie entuzjastycznej i kreatywnej, takiej jak Osoba A, w pełni rozwinąć jej potencjał, nie byłoby właściwe umieszczenie jej w cichym biurze pełnym Implementerów i Specjalistów, ponieważ może to spowodować frustrację, zarówno dla osoby A jak i zespołu!

Pogłębiaj proces integracji.
Proces integracji nowego pracownika nie kończy się w momencie zapoznania go z zespołem. Warto wrócić do Raportu Belbina po określonym czasie (rekomendujemy pół roku) aby przyjrzeć się kolejnym jego aspektom. Zespół, który przyjął nową osobę i pracuje z nią od jakiegoś czasu może wypełnić arkusze Oceny Obserwatorów. Jest to świetne narzędzie pokazujące szczegółowe zestawienie Ról Zespołowych osoby obserwowanej. „Zdjęcie” takiej osoby zrobione po kilku miesiącach pracy może pokazać jak inni członkowie ją naprawdę widzą oraz jaki dokładnie wkład wnosi ona w zespół i pracę według ich oceny.

Być może dwie z najbardziej użytecznych stron w Raporcie Indywidualnym Belbina to właśnie „Analiza Twojej Kompozycji Ról Zespołowych” oraz „Lista odpowiedzi Obserwatorów”.
„Analiza Twojej Kompozycji Ról Zespołowych” daje pojęcie o tym, jak Ty siebie postrzegasz oraz jak postrzegają Ciebie osoby bezpośrednio z Tobą współpracujące. Zestawienie to może pokazać różnice pomiędzy Samooceną a Oceną Obserwatorów, a to właśnie pokazuje jak dana osoba potrafi się zaadoptować do potrzeb zespołu i zadań z którymi się mierzy.

Podczas przeglądania raportu z pracownikiem spójrz na:
Poziom porozumienia między Obserwatorami – czy widzą różne zachowania u tej samej osoby? Czy są jakieś oczywiste powody? Na przykład czy pracownik wykazuje odmienne zachowania w obecności menedżerów, a inne wobec kolegów Czy osoba wchodzi w inne Role w momencie, gdy dostrzega ich brak podczas pracy zespołu?

Poziom spójności pomiędzy Samooceną a Oceną Obserwatorów:
czy dana osoba potrafi zrezygnować ze swoich preferowanych Ról Zespołowych lub czy posiada Role które nie są przejawione lub rozpoznane (różnica pomiędzy Samooceną a Obserwacjami)? Czy może spróbować wejść w inne Role w ramach tego zespołu?

Choć analiza ta może wskazywać jak postrzegany jest wkład danej osoby do zespołu, to niekoniecznie wskazuje, czy dana osoba odgrywa swoją Rolę w sposób najbardziej efektywny i czy jego/jej zachowania są przydatne zespołowi. Lista odpowiedzi Obserwatorów pomaga w uzyskaniu pełnego obrazu danej osoby.

W tej części Raportu warto przyjrzeć się następującym elementom:

  • Pierwsze pięć słów kluczowych – czy budują trafny obraz danej osoby? Czy są jakieś niespodzianki?
  • Rozmieszczenie słów oznaczających mocne strony i związane z nimi słabości (te ostatnie są pokazywane kursywą) – czy są jakieś słabe punkty, które można poprawić poprzez trening czy szkolenie?

Ważne jest, aby powtórzyć analizę Ról Zespołowych po pewnym czasie ponieważ zachowania
i sytuacje mogą ulec zmianie. Osoby mogą dostosowywać swoje zachowania do zmieniającej się dynamiki stosunków pracy i rozwijania potrzeb zespołu, tak samo jak i cele zespołu mogą ulec zmianie. W każdym razie, niezależnie od wyzwań, z jakimi może mierzyć się zespół, Role Zespołowe Belbina dostarczają wiedzy, pozwalającej ludziom efektywniej współpracować.