Polityka prywatności Benefactor sp. z o.o. oraz systemu Belbin

Kto jest administratorem Państwa danych?
Benefactor spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: “Benefactor”, “Benefactor sp. z o.o.”) z siedzibą w Warszawie, ul. Dmochowskiego 4/2, 00-427 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy – XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000163763, NIP: 5212847525, REGON: 012989935, świadcząca usługi drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu oraz przechowująca i uzyskująca dostęp do informacji w urządzeniach Użytkownika; e-mail: [email protected], [email protected]

Skąd mamy Państwa dane?
Państwa dane pozyskaliśmy:

1. bezpośrednio od Państwa lub Państwa Współpracownika lub Przełożonego
2. od partnera / podmiotu trzeciego współpracującego z Benefactor, który udostępnił Państwa dane osobowe na podstawie Państwa zgody,
3. ze źródeł publicznie dostępnych, np. z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, portali społecznościowych czy innych podobnych źródeł.

Jakie dane przetwarzamy?
Benefactor przetwarza następujące kategorie danych:

1. dane kontaktowe;
2. dane wymagane do identyfikacji na potrzeby zawarcia umowy, wykonania usługi i wystawienia faktury;
3. dane potrzebne do dobrania dla Państwa odpowiedniej oferty marketingowej i usług Benefactor.

Do czego będziemy używać Państwa danych osobowych?
Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać w jednym lub więcej spośród następujących celów:

1. w celu realizacji działań wykonywanych na Państwa żądanie przed zawarciem umowy,
2. w celu zawarcia i wykonania umowy, którą zawarli Państwo z Benefactor,
3. w celu wykonania umowy zawartej z Benefactor na Państwa rzecz jako osoby trzeciej (art. 393 Kodeksu cywilnego), gdy stroną umowy jest inny podmiot,
4. w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Benefactor, np. wystawienia faktury lub rachunku,
5. w celach marketingowych produktów i usług Benefactor, jeżeli wyrażą Państwo taką zgodę,

Czy mają Państwo obowiązek podać dane osobowe?
W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych następuje w celu wykonania umowy z Benefactor, podanie przez Państwa danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. W przypadku niepodania danych osobowych umowa nie będzie zawarta. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług. W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne, nie jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz nie stanowi warunku zawarcia umowy.

Jak cofnąć zgodę?
Można wyrazić zarówno wszystkie zgody lub niektóre z nich, jak i nie wyrazić żadnej.

W każdej chwili mogą Państwo cofnąć każdą zgodę udzieloną Benefactor w związku z przetwarzaniem danych osobowych bez ponoszenia negatywnych konsekwencji. Wystarczy wysłać e-mail, lub przesłać wiadomość pocztą tradycyjną listem poleconym na wskazane poniżej dane kontaktowe. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w dowolny sposób, jedynym warunkiem jest, aby dotarła ona do naszej wiadomości. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych przed jego dokonaniem, tzn. do momentu cofnięcia zgody przetwarzanie Państwa danych przez Benefactorjest legalne.

Jak skontaktować się z osobą odpowiedzialną za przetwarzanie danych osobowych w Benefactor?
Można to zrobić e-mailowo pod adresem [email protected] lub przesłać zawiadomienie o cofnięciu zgody pocztowo na adres spółki.

Kiedy i komu możemy przekazać dane, a komu na pewno ich nie przekażemy?

Państwa dane możemy ujawnić odbiorcom, w postaci firm z nami współpracujących i wykonujących zadania na nasze zlecenie i naszą rzecz. W takim przypadku zawarta jest z tymi podmiotami umowa zapewniająca bezpieczeństwo Państwa danych. Z uwagi na to, iż podmioty te często się zmieniają, nie jesteśmy w stanie przedstawić ich kompletnej listy, jeśli chcą Państwo wiedzieć z kim współpracujemy aktualnie, zawsze można o to zapytać.
Nie będziemy natomiast przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy).

Co mogą Państwo robić z przekazanymi nam danymi osobowymi?
Mają Państwo prawo do żądania od Benefactor dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

Do kiedy będziemy przechowywać Państwa dane?
Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy łączącej Państwa z Benefactor lub umowy zawartej przez inny podmiot na Państwa rzecz, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić Benefactor i jakie mogą być podnoszone wobec Benefactor.

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku.

Dane przetwarzane na podstawie zgody będziemy przetwarzać do czasu wycofania przez Państwa tej zgody.

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej z Benefactor na Państwa rzecz, dane będą przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionego interesu stanowiącego podstawę tego przetwarzania.

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest marketing bezpośredni swoich produktów i usług, Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu.

Jak nie będziemy przetwarzać danych osobowych?
Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu (np. profilowaniu), które wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W SYSTEMIE BELBIN

BELBIN stworzył tę politykę prywatności, aby wykazać silne zaangażowanie firmy w ochronę prywatności i danych. Poniżej przedstawiono wykorzystanie informacji oraz praktyki bezpieczeństwa dla stron internetowych BELBIN.

Posiadane przez nas dane używane są dla dwóch różnych celów. Po pierwsze, za zgodą przechowujemy dane dla tych, którzy chcą otrzymywać od nas informacje marketingowe. Po drugie, przechowujemy dane dla tych, którzy korzystają z platformy internetowej do administrowania i / lub wypełniania kwestionariuszy BELBIN, do tworzenia raportów BELBIN.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, w następujących celach:
• w celu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem i generowaniem testów online, zgodnie z żądaniem użytkownika;
• w celu spełnienia zobowiązań w związku z Twoimi zapisami (na przykład w przypadku, gdy poprosiłeś/aś nas, abyśmy nie kontaktowali się z Tobą w celach marketingowych, będziemy zapisywać to na naszych listach, abyśmy mogli spełnić twoje wymagania zgodnie z twoją prośbą);
• do zarządzania zapytaniami, reklamacjami lub ofertami.

Dane osobowe użytkownika, które są gromadzone przez nas w trakcie wizyty na tej Witrynie, są traktowane jako poufne. Informacje wymagane do tworzenia raportów Ról Zespołowych są zbierane za pośrednictwem aplikacji internetowej BELBIN i przechowywane na naszych bezpiecznych serwerach w Wielkiej Brytanii. BELBIN nie sprzedaje ani nie ujawnia danych żadnej stronie trzeciej bez Twojej zgody.

Jakie informacje zbieramy od Ciebie i dlaczego?
Jeśli wyrazisz zgodę na otrzymywanie od nas informacji marketingowych, zbieramy i przechowujemy Twoje imię, nazwisko i adres e-mail, aby przesyłać Ci informacje o nowościach, produktach i usługach BELBIN, które mogą Cię zainteresować.

Jeśli wypełniasz kwestionariusz BELBIN, zbieramy i przechowujemy:
• Twoje imię i nazwisko – w celu wydrukowania nazwisk na raporcie;
• Twój adres e-mail – aby wysyłać przypomnienia, aby wypełnić kwestionariusz SPI, potwierdzić odbiór odpowiedzi i/lub wysłać kopie raportu po skompilowaniu;
• Odpowiedzi z kwestionariusza SPI BELBIN – aby obliczyć i skompilować raport BELBINa.
• Jeśli wypełnisz kwestionariusz osobowy, możemy dodatkowo przetwarzać nazwę Twojej organizacji i dział (jest to opcjonalne, aby pomóc posiadaczom kont z organizacją plików) i płeć, dla skryptowania raportów BELBIN.

BELBIN działa w dwóch różnych zakresach – jako administrator danych podczas przetwarzania danych klientów oraz jako podmiot przetwarzający dane w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu sporządzania sprawozdań w imieniu naszych klientów.

Komu możemy udostępnić twoje informacje?
Twoje dane mogą być dostępne dla pracowników BELBIN i administratora konta BELBIN. Twoje dane są również dostępne dla naszych dostawców serwerów.

Co robimy z twoimi informacjami?
Używamy twoich odpowiedzi w kwestionariuszu SPI BELBIN, aby obliczyć twoje preferencje Ról Zespołowych BELBIN i skompilować raport lub raporty analizujące te wyniki. Twoja płeć jest używana tylko do obsługi skryptów, a nie do procesu kalkulacji. Twoje dane będą przechowywane w naszej bezpiecznej bazie danych i będą dostępne dla właściciela konta (osoby w Twojej organizacji) zarówno jako punkt odniesienia, jak i do generowania dalszych raportów.

Bezpieczeństwo
Nasze witryny internetowe zawierają środki bezpieczeństwa chroniące utratę, niewłaściwe użycie, przypadkowe lub bezprawne zniszczenie, lub nieautoryzowany dostęp do informacji znajdujących się pod naszą kontrolą. Wszystkie strony zawierające informacje o klientach są chronione hasłem. Informacje o klientach i resetowanie hasła można wysłać tylko na adres e-mail zarejestrowany dla użytkownika.

Nasza podstawa prawna przetwarzania danych.
Kiedy przekazujesz nam swoje dane do celów marketingowych, jesteś wyraźnie proszony o wyrażenie zgody na przetwarzanie i przechowywanie Twoich danych osobowych zgodnie z tymi zasadami. W każdej chwili masz prawo wycofać swoją zgodę zgodnie z niniejszymi zasadami.

Kiedy podasz nam swoje dane w ramach wypełniania kwestionariusza BELBIN, informacje te są przetwarzane i przechowywane na podstawie uzasadnionych interesów. Oznacza to, że dane są wymagane przez BELBIN do wypełnienia umowy z Tobą lub Twoją organizacją w celu przygotowania i wydania raportu BELBIN. Możesz poprosić o usunięcie swoich danych.

Zapoznaj się z naszą polityką usuwania danych, aby uzyskać więcej informacji.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tego oświadczenia o ochronie prywatności, praktyk tej witryny lub kontaktów z tą witryną, prosimy o e-mail: [email protected]. Podczas wypełniania ankiet lub administrowania aplikacją internetową BELBIN otrzymasz możliwość uzyskania zgody na kontakt w celach marketingowych oprócz otrzymania kontaktu w sprawie statusu kwestionariusza i raportu. Dane są jednak przechowywane osobno, przy czym każdy cel jest jasno określony.

Jak długo przechowujemy Twoje informacje?

Obecnie nie ma limitu czasu przechowywania danych, mimo że Indywidualny Raport Belbina (dokument PDF) jest usuwany z bezpiecznego serwera po upływie 90 dni. To klient, jako administrator danych, musi zadbać o to, aby dane nie były przechowywane dłużej niż to konieczne do celów, do których są przeznaczone. Możesz poprosić o anonimizację lub usunięcie danych z baz danych BELBIN w dowolnym czasie. Zapoznaj się z naszą polityką usuwania danych, aby uzyskać więcej informacji. BELBIN nie ponosi odpowiedzialności za kopie Raportów pobrane przez właściciela konta lub inne osoby upoważnione do dostępu do Twoich danych przez właściciela konta.

Jak uzyskać dostęp do informacji o Tobie?
Jeśli kupiłeś/aś własny Raport Indywidualny, możesz poprosić o przesłanie go w dowolnej chwili pocztą e-mail. Jeśli Twoja organizacja kupiła raport w Twoim imieniu, właściciel konta zwykle dostarcza raport do określonego celu, np. na kursie lub wydarzeniu. Najpierw skontaktuj się ze swoim administratorem konta.

Podsumowanie Przywiązujemy dużą wagę do odpowiedzialnego zarządzania danymi. Dane dotyczące możliwych do zidentyfikowania osób są uzyskiwane, przechowywane, przetwarzane i dostępne wyłącznie:
• W określonych i uzasadnionych celach;
• Bezpiecznie i poufnie;
• Z poszanowaniem praw osób do kontroli i sprzeciwu.
O ile nie jest to wymagane lub dozwolone przez prawo, dane osobowe dotyczące rasy, polityki, religii, zdrowia lub seksualności nie są przetwarzane bez wyraźnej zgody. Cenimy sobie zaufanie do nas.

Usuwanie danych osobowych
1. Niniejszy dokument określa również naszą politykę reagowania na wnioski o usunięcie danych zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, które wchodzi w życie w maju 2018 r. Dokument ten wyjaśnia prawa osoby, której dane dotyczą, do usunięcia danych i obowiązki BELBIN w odpowiedzi na taki wniosek.

2. Osoba ma prawo do usunięcia swoich danych, zwanym również “prawem do bycia zapomnianym”. Zasada leżąca u podstaw tego prawa ma na celu umożliwienie danej osobie wnioskowania o usunięcie danych osobowych w przypadku, gdy nie ma istotnego powodu dla jej dalszego przetwarzania.

3. Kiedy ma zastosowanie prawo do usunięcia?
Zgodnie z zapisami RODO osoby fizyczne mają prawo do usunięcia danych osobowych i zapobiegania ich przetwarzaniu w szczególnych okolicznościach:
• gdy dane osobowe nie są już potrzebne w związku z celem, dla którego zostały pierwotnie zebrane / przetworzone;
• Kiedy osoba wycofuje zgodę;
• Kiedy poszczególne obiekty są przetwarzane i nie ma innej podstawy prawnej dla odnośnej czynności przetwarzania;
• Kiedy dane osobowe zostały bezprawnie przetworzone;
• W przypadku, gdy dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego.

4. Jakie informacje zatrzymuje BELBIN?
Platforma online “Interplace” firmy BELBIN przechowuje dane o osobach w celu utworzenia Raportu Ról Zespołowych. Przechowujemy nazwę, adres e-mail, płeć, organizację / wydział (jeśli została podana) i kolejne wyniki Ról Zespołowych dla każdej osoby w celu utworzenia raportu, który jest przechowywany na naszych bezpiecznych serwerach w Wielkiej Brytanii przez okres 90 dni. Te dane są przechowywane i wykorzystywane zgodnie z naszą Polityką prywatności.
Jeśli wyrażono zgodę, dane osobowe (w tym powyższe, plus adres, numer telefonu i notatki) mogą być przechowywane w naszym systemie CRM w celu skontaktowania się z Tobą w sprawie wiadomości, produktów i promocji BELBIN.

5. Jak można usunąć dane?
Administrator systemu (indywidualny użytkownik działający w imieniu swojej organizacji) może usuwać dane z systemu Interplace, kiedy tylko zechce. Te dane są natychmiast usuwane z systemu i po tym czasie nie mogą zostać odzyskane przez żadnego użytkownika ani przez pracowników BELBIN. Dane, które zostały usunięte lub w inny sposób zniszczone, nie mogą zostać odzyskane w żadnym momencie. Administrator konta otrzymuje powiadomienie ostrzegawcze, zanim trwale usunie cokolwiek. Dane mogą nadal pozostawać w plikach zapasowych systemu przez okres 31 dni, po czym kopie zapasowe zostaną nadpisane, a dane trwale zniszczone.Informacje mogą zostać usunięte z naszego CRM na żądanie na adres [email protected]. Zobowiązujemy się do usunięcia danych w ciągu jednego miesiąca (30 dni kalendarzowych) i wyślemy potwierdzenie, gdy informacje zostaną usunięte. W miarę możliwości będziemy dążyć do uzupełnienia wniosku przed upływem terminu.